Informacja o przetwarzaniu danych osobowych kontrahentów, potencjalnych kontrahentów oraz osób kontaktowych

Szanowna Pani / Szanowny Panie, zgodnie z art. 13 i art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”), informujemy o zasadach przetwarzania Pani/Pana danych osobowych przez ANIRO sp. z o.o.

1. Administrator danych: Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest ANIRO sp. z o.o. z siedzibą w Toruniu, ul. Bolesława Chrobrego 64, 87-100 Toruń, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0000240757, NIP: 5252336245, REGON: 140144905, zwana dalej „Administratorem” lub „ANIRO”. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można kontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: rodo@aniro.pl albo pisemnie na adres siedziby Administratora.
2. Kogo dotyczy informacja: niniejsza informacja dotyczy kontrahentów i potencjalnych kontrahentów ANIRO, w tym osób prowadzących działalność gospodarczą, a także osób reprezentujących kontrahentów lub potencjalnych kontrahentów, pracowników, współpracowników, pełnomocników oraz innych osób wskazanych do kontaktu w związku ze współpracą lub jej nawiązaniem.
3. Źródło i kategorie danych: Pani/Pana dane osobowe mogą zostać pozyskane bezpośrednio od Pani/Pana, od podmiotu, który Pani/Pan reprezentuje lub z którym Pani/Pan współpracuje, od kontrahenta lub potencjalnego kontrahenta Administratora, a także z publicznie dostępnych źródeł, w szczególności rejestrów przedsiębiorców (KRS, CEIDG), stron internetowych lub katalogów branżowych.
   
   W przypadku pozyskania danych ze źródeł innych niż bezpośrednio od Pani/Pana, dane pochodzą od podmiotu, który Pani/Pan reprezentuje, od kontrahenta lub potencjalnego kontrahenta Administratora albo ze źródeł publicznie dostępnych.
   
   Administrator może przetwarzać następujące kategorie danych: imię i nazwisko, nazwę reprezentowanego podmiotu, stanowisko lub funkcję, służbowe dane kontaktowe (adres e-mail, numer telefonu), dane rejestrowe przedsiębiorcy oraz dane zawarte w bieżącej korespondencji związanej ze współpracą.
4. Cele i podstawy prawne przetwarzania: Pani/Pana dane osobowe mogą być przetwarzane w celu:
   1. podjęcia działań zmierzających do zawarcia umowy, prowadzenia negocjacji, przedstawienia oferty, obsługi zapytań oraz prowadzenia korespondencji biznesowej – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli działania dotyczą umowy zawieranej bezpośrednio z Panią/Panem, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na nawiązywaniu i rozwijaniu relacji biznesowych;
   2. zawarcia i wykonania umowy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli jest Pani/Pan stroną umowy jako osoba fizyczna, w tym osoba prowadząca działalność gospodarczą;
   3. kontaktu z osobami reprezentującymi kontrahentów lub potencjalnych kontrahentów, osobami wyznaczonymi do kontaktu oraz realizacji współpracy z reprezentowanym podmiotem — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na prowadzeniu działalności gospodarczej, zawieraniu i wykonywaniu umów oraz utrzymywaniu kontaktów biznesowych;
   4. prowadzenia działań marketingowych dotyczących własnych produktów i usług Administratora – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na marketingu bezpośrednim własnych produktów i usług. W przypadkach wymaganych przepisami prawa przesyłanie informacji handlowych lub prowadzenie marketingu z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej będzie odbywało się po uzyskaniu odrębnej zgody;
   5. wykonania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności wynikających z przepisów podatkowych i rachunkowych — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
   6. ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na ochronie jego praw.
5. Podanie danych jest dobrowolne. W przypadku celów marketingowych opartych na zgodzie jest ono całkowicie opcjonalne, natomiast w pozostałym zakresie może być niezbędne do prowadzenia negocjacji, zawarcia lub wykonania umowy, obsługi zapytania, realizacji zamówienia lub utrzymywania kontaktu biznesowego.
6. Okres przechowywania danych: dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji powyższych celów, w szczególności przez okres prowadzenia negocjacji, trwania współpracy lub obowiązywania umowy, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa, w tym podatkowymi i rachunkowymi, oraz przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami. W przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody, dane będą przetwarzane do momentu jej wycofania. Jeżeli podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (w tym marketing bezpośredni), dane będą przetwarzane nie dłużej niż do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu, chyba że po stronie Administratora będą istnieć ważne, prawnie uzasadnione podstawy do dalszego przetwarzania.
7. Odbiorcy danych: dane osobowe mogą być przekazywane osobom upoważnionym przez Administratora, podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa, a także podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi informatyczne, hostingowe, poczty elektronicznej, księgowe, rachunkowe, audytorskie, doradcze, prawne, podatkowe, logistyczne, kurierskie, pocztowe lub inne usługi wspierające działalność Administratora. Dane mogą być również powierzane podmiotom przetwarzającym je na zlecenie Administratora na podstawie odpowiednich umów powierzenia przetwarzania danych.
8. Przekazywanie danych poza EOG: w związku z korzystaniem przez Administratora z usług podmiotów, które mogą posiadać siedzibę, centra danych lub podwykonawców poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, może dochodzić do przekazania danych osobowych do państw trzecich. Transfer taki odbywa się zgodnie z RODO, w szczególności na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, standardowych klauzul umownych lub innych mechanizmów przewidzianych w RODO. Dane osobowe nie będą przekazywane do organizacji międzynarodowych.
9. Prawa osoby, której dane dotyczą: przysługuje Pani/Panu prawo do żądania dostępu do swoich danych osobowych, uzyskania ich kopii, sprostowania danych, usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”), ograniczenia przetwarzania oraz przenoszenia danych — w przypadkach i na zasadach określonych w RODO.
10. Prawo do cofnięcia zgody: w zakresie, w jakim Pani/Pana dane są przetwarzane na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), przysługuje Pani/Panu prawo do cofnięcia tej zgody w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
11. Prawo do wniesienia sprzeciwu: w zakresie, w jakim Pani/Pana dane są przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją. W przypadku przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego, sprzeciw można wnieść w dowolnym momencie, bez konieczności uzasadniania swojej decyzji.
12. Prawo wniesienia skargi: przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa), jeżeli uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.
13. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji: Pani/Pana dane osobowe nie będą podlegały decyzjom opartym wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec Pani/Pana skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Panią/Pana wpływały.
14. Dodatkowe informacje: pozostałe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych przez ANIRO sp. z o.o. są dostępne w Polityce Prywatności publikowanej na stronie internetowej: https://aniro.pl/polityka-prywatnosci/.